La negociación es un proceso habitual en la vida de las personas. Negociamos en muchas actividades cotidianas: con la pareja el lugar donde iremos de vacaciones o el dinero del que dispondrán nuestros hijos para sus gastos… y también negociamos en la empresa donde surgen constantemente conflictos que son consecuencia de las propias relaciones con los demás (conflictos internos) y de las relaciones que la organización establece con su entorno (conflictos externos).
Desarrollar habilidades negociadoras es fundamental para el buen desarrollo de nuestra vida personal y profesional porque nos ayudan a encontrar soluciones satisfactorias para todos, posibilitan el cambio y el progreso, nos permite aumentar la productividad, la innovación… y nos sirven para mejorar la calidad y la orientación al cliente.
Vamos a revisar los elementos estratégicos y tácticos que podemos utilizar en situaciones de negociación y las características de la comunicación persuasiva que nos pueden ayudar a influir y generar los cambios deseados en nuestros interlocutores. Ambos elementos nos permitirán alcanzar acuerdos más exitosos y satisfactorios.
Existen dos tipos básicos de negociación: la negociación Distributiva y la negociación Integradora.
En la primera, los resultados de las partes se hallan inversamente relacionados, de forma que lo que una de las partes gana, la otra lo pierde. Este tipo de negociación suele darse cuando se negocian aspectos cuantificables, por ejemplo dinero, o cuando se negocia un único elemento. En la negociación Distributiva se negocian sólo posiciones, peticiones concretas y explícitas que se ponen sobre la mesa.
En la Integradora, los resultados de las partes pueden estar directamente relacionados, de forma que es posible que todas las partes puedan salir beneficiadas y con una mayor sensación de haber hecho un buen acuerdo. El objetivo en este caso es la distribución óptima de recursos. Suele darse cuando se tratan aspectos no cuantificables, por ejemplo la calidad, o cuando se negocian varios elementos a la vez. En la negociación Integradora se exploran los intereses que están por debajo de las posiciones.
Los intereses son las necesidades, las carencias, las aspiraciones que están debajo de la posición. Los intereses son las razones que motivaron esa posición. Explorar los intereses te ayudará a encontrar la existencia de muchos más aspectos compartidos o compatibles.
En la negociación Distributiva, lo que una parte gana es a costa de lo que la otra parte pierde y en la Integrativa ambas partes pueden ganar e incluso lo que cada parte gana se puede ir incrementando. Esto aumenta la satisfacción de las partes, mejora las relaciones entre ellas y reduce la aparición de futuros conflictos.
La negociación Distributiva (por posiciones) consiste en establecer los términos de lo que se desea conseguir en la negociación y no aceptar, tal como plantea la negociación Integradora, explorar las posibles dimensiones de esos términos.
Aunque en la mayoría de los casos, la optimización de los propios recursos no permite satisfacer los intereses subyacentes de ambas partes y sólo podemos aspirar a una distribución equitativa de los resultados, también es cierto que cuando afrontamos una negociación nos centramos apresuradamente en nuestras posiciones, que son opuestas y enfrentadas a las de la otra parte y nos aferramos a ellas en la discusión.
Perdemos mucho tiempo y energía defendiendo nuestra posición y atacando la del otro sin reflexionar si podemos adoptar una postura más integradora, introduciendo por ejemplo nuevos elementos en la negociación para desarrollar más opciones que puedan satisfacer necesidades subyacentes en la otra parte.
Probablemente en la mayoría de los casos será conveniente emplear tanto estrategias Distributivas como Integrativas, es decir, será necesario manejar adecuadamente las estrategias de posicionamiento así como la búsqueda de los intereses subyacentes de la otra parte.
La negociación Distributiva es aquella en la que las partes tratan de llegar a un acuerdo que sea lo más beneficioso para sus respectivos intereses. Fundamentalmente es un baile de oferta-contraoferta. Es un ajuste permanente de posiciones a lo largo del proceso.
Las tácticas a desarrollar en este tipo de situación son:
- Planificar la oferta de apertura: alejada de nuestro límite o punto de abandono pero realista manteniéndola como referente durante todo el proceso a la hora de hacer concesiones.
- Respetar el ritual: el arte de negociar implica regatear y debe contemplar unas fases de acercamiento mutuo.
- Realizar la primera oferta: sólo si se tiene información sobre las aspiraciones o expectativas de la otra parte.
- Realizar concesiones decrecientes: reduciendo el ritmo al hacerlas, hasta llegar al área de intercambio.
- Deslegitimar una oferta inicial desmesurada: para rebajar el punto de entrada de la otra parte.
- Reciprocidad: hacer solo una concesión cada vez, y esperar una contraoferta
La estrategia de negociación Integradora, también llamada de Ganar-Ganar, es aquella en la que antes de entrar en el terreno del “regateo de posiciones” se exploran creativamente todas las posibilidades para no dejar ninguna oportunidad ni recursos sobre la mesa. Significa “negociar creando Valor”. Utilizar esta estrategia en la medida de lo posible será percibida por nuestros interlocutores como una elevada Orientación al cliente.
Las principales tácticas de la negociación Integradora son:
- Crear confianza: crear un clima distendido y tratar de mantenerlo. La emocionalidad tanto positiva como negativa se contagia. Cualquier táctica que aporte distensión, tenderá a aproximar a las partes.
- Separar a las personas de los problemas: centrarse en el tema a negociar y alejarse de la implicación de aspectos personales. “Ser duro con los problemas y suaves con las personas”.
- Centrarse en los intereses y alejarse de las posiciones: explorar las razones de las posiciones. Distintas posiciones pueden satisfacer un mismo interés.
- Compartir información: realizar preguntas a la otra parte sobre sus preferencias y prioridades. ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Para qué? Esto incluye una actitud de escucha que nos ayude a entender sus reticencias, temores y preferencias y nos dan información para mantener la reciprocidad.
- Detectar las prioridades de las partes: identificar los puntos a tratar e identificar la importancia relativa de cada uno. ¿Hay asuntos que sean más importantes para una parte que para la otra?
- Añadir nuevas cuestiones y posibles alternativas de cada una: normalmente la negociación abarca más aspectos de los que en un principio puede parecer. Cuantas más cuestiones a negociar más fácil será conseguir acuerdos.
El arte de cerrar acuerdos significa dominar las dos estrategias de negociación y adaptarnos al interlocutor y la situación de poder para llegar a un acuerdo lo más satisfactorio para ambas partes.
Artículo por Joaquín Monzó, formador del curso Curso práctico de negociación, el arte de cerrar acuerdos
BAI Formación, 2024.
